Q.打ち合わせに社長も参加してほしいと頼んだら、対応してもらえますか？
A.社長への同席希望も、打ち合わせの目的と一緒に相談してください。私は、聞きにくいことや会社として判断が必要なことを、担当者だけに抱えさせる進め方にはしたくありません。ただし、日程や内容によって調整が必要であり、毎回の同席や即時の判断を一律に約束するものではありません。
社長に何を確認したいかを明確にします
価格方針を聞きたい、説明の食い違いを解決したい、今後の対応に不安があるなど、同席を希望する理由はさまざまです。何となく偉い人がいる方が安心という場合もあるでしょう。まず、今回の面談で判断したい事項を一つずつ挙げていただくと、必要な資料を準備できます。
例えば、追加費用について営業と設計の説明が違うなら、変更前後の図面と見積もりが必要です。価格を社長に下げてもらう話なのか、そもそも何の工事かを確認する話なのかで、面談の準備が変わります。金額だけを先に決めて、原因を置き去りにはできません。
当社へのご相談でも、同席してほしい理由を遠慮なく伝えてください。担当者への不満がある場合に、本人の前では話しにくいという事情も含めて構いません。事実の確認が必要な内容と、今後の希望を分けて整理することが役立ちます。
社長と専門担当者の役割は分けます
社長が同席すれば、構造や法令の条件を変えられるわけではありません。計算、設計、施工の具体的な判断には、その業務の担当者の説明も必要です。社長の一言で安心したからと、技術的な確認や資料の提出を省くことは避けてください。
例えば、大きな窓を採用できるかは、壁の配置、構造、防火、断熱などの条件に関係します。社長が希望を理解していても、担当者が計画を検討する仕事は残ります。誰が何を判断するかが見える面談にすることが、結果として行き違いを減らします。
経営上の判断を要する点と、その場では答えられない点を区別します。持ち帰る場合は、回答者と予定日を残します。同席したという出来事だけで問題が解決したと扱わず、何が確定し、何が未回答なのかを確認してください。
面談後に会社としての回答を残します
面談の時間を有効に使うには、質問を事前に送る方法があります。仮に3つの質問があるなら、価格、設計、工期などの項目ごとに整理し、関連する資料を付けます。これは質問の数を制限する意味ではなく、当日に調べる時間を減らすための工夫です。
面談前にそろえたいのは次の4点です。
・社長に同席してほしい理由。
・これまでに受けた説明と残る疑問。
・判断に必要な図面や見積もりなどの資料。
・今回決めたいことと回答を待てる期限。
決定後は、会社として了承した内容を、議事録、見積書、仕様書などへ反映します。社長が出席していても、言葉だけでは家族や現場へ伝わりません。工事へ影響する変更なら、誰が図面を更新し、発注内容を確認するかも決めます。
予定が合わない場合は、別の日程や責任者の同席、書面回答などで目的を満たせるかを相談します。社長がすべての面談へ出る会社かどうかだけで、対応の良し悪しは決められません。必要な判断へつながる経路があり、回答が実行されることが大切です。
お客様にも、ご家族で確認したいことを共有してから面談することを勧めます。一人は値引きの相談、もう一人は会社への不安を解決したいという状態では、話がずれやすくなります。面談の目的をそろえると、出席者に必要な説明も明確になります。
私は、社長と会えたことを契約の理由にしていただくより、会った結果、何が分かったかを重視したいと思います。疑問を出せること、根拠が示されること、決めた内容が残ること。その面談が、ご家族の判断に役立ったかで確かめてください。
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