工事中の記録は、引き渡し後も残すべき？
結論 工事の記録は引き渡し後も建物と一緒に残す
A 工事中の写真、図面、変更、検査、補修、打ち合わせの記録は、引き渡し後も保管しましょう。壁や床の内部、配管や配線、仕様を変更した経過は、暮らし始めてから確認しにくくなるためです。保証の問い合わせ、修理、設備交換、リフォーム、売却や相続の説明にも役立ちます。全てを同じ袋へ入れるより、最終図面を入口にして、必要な経過が追える形に整理することが大切です。担当者が覚えていることを、長期の記録の代わりにしないでください。
契約と最終図面、工事と検査、変更と補修、設備と保証に分け、家族が探せる形で保管します。
最終資料と過去の経過を区別する
普段使うのは実際に建った状態を示す最終図面と仕様ですが、過去の図面や承認の経過も別に残します。古い図面を最新版と取り違えないよう、版と日付、旧版という表示を付けましょう。変更前を消すと、なぜその仕様になったかが分からなくなる場合があります。議事録、LINE、見積もり、変更書類を同じ番号で対応させます。施主の希望と会社の施工上の変更を区別して記録すれば、後で修理や法的な確認が必要になったときも説明しやすくなります。
最終図面を先に置き、旧版、変更の合意、費用の経過を分けて保存し、どれが現状かを明確にします。
保管は、契約と最終仕様、変更経過、施工と検査、引き渡し、保証と点検、修理等に分けると探しやすくなります。最新版を最初に開けるようにし、過去の図面には旧版と分かる名前を付けます。変更があったこと自体を消すのではなく、何を採用したかを明確にします。書類が多いだけでは活用しにくいため、資料名、日付、対象、保存場所を一覧にし、家族や将来の担当者が必要な物を見つけられる形へ整えてください。
隠れた部位の写真を使える形にする
写真には部屋、方位、位置、工程、日付が分かる情報を添えます。配管の写真だけでは、家のどこか分からない場合があります。図面へ番号を付けて対応させる方法が有効です。構造、防水、断熱などは検査の記録と一緒に保管します。写真があるから将来どこへでも穴を開けてよい、構造を変更できるという意味ではありません。工事を依頼する際に、適切な専門家が現況と資料を照合するための情報として使いましょう。
写真の場所と工程を図面へ結び付け、内部の記録は将来工事の参考資料として専門家へ提示します。
隠れた配管、配線、下地等の写真は、日付、部屋、壁面、図面上の位置と対応させます。改修時に役立つ資料ですが、写真があるから調査せず穴を開けられるという意味ではありません。図面と現況、工事後の変更を担当業者に確認してもらいます。修理や設備交換をしたら、内容、実施日、会社、費用、交換品番、保証、写真を追加します。住宅履歴情報の考え方を参考に、新築時の一式をしまって終わりにしないことが大切です。
保証と点検と修理を追加していく
引き渡しで記録を終えず、点検、修理、部品交換、塗装などの実施日、施工者、内容、費用を追加します。保証の条件で必要な点検や工事があるなら、その期限も確認します。製品を交換したら、新しい説明書と保証、品番を最終の設備一覧へ反映してください。工事中に是正した部位で再発があった場合は、以前の記録とつなげます。古い履歴を残したまま新しい現状が分かることが重要です。建物を使う期間にわたって記録を更新する方法が役立ちます。
点検、修理、交換、再発を追加し、実施前後と現在の仕様が同じ一覧から追えるようにします。
紙と電子の控えを安全に保管する
原本は湿気や紛失に配慮して保管し、図面や契約などは電子の控えも作る方法があります。端末だけに保存すると、故障や機種変更で失う場合があるため、別の保存先も用意しましょう。パスワードや鍵、防犯、近隣の個人情報を含む記録は、公開用と分けて扱います。家族が保管場所と開き方を知っていることも重要です。会社のサービスで閲覧する場合は、契約終了やシステム変更で見られなくならないか、自分の控えを受け取れるかを確認してください。
原本、電子の控え、保存先、家族のアクセスを整え、会社のサービスや一台の端末だけに依存しません。
紙と電子の控えを別の場所にも置き、保存先が開けるかを時々確認します。会社の共有リンクや一つの携帯だけに頼ると、サービス変更や端末故障で失うことがあります。工事中に集めた近隣や職人の個人情報、鍵、防犯、アカウント情報は公開用と分けて管理します。売却や相続で資料を渡す場合は、建物の履歴として必要な物と、不要な私的情報を区別し、保証の承継条件も確認してください。
次の持ち主へ渡す範囲も考える
売却や相続の際は、図面、性能や検査の証明、維持管理の履歴、保証の引き継ぎ条件などを確認します。記録があることは説明の助けになりますが、それだけで高く売れる、保証が自動で移ると約束できるものではありません。家族の私生活や近隣の情報を含む物は、必要な範囲へ整理して渡します。保管期間も施主に一律の同じ年数を示すのではなく、建物の使用と将来の説明に役立つ限り残す考え方です。家が完成した後も、その家を理解する資料として扱い続けましょう。
建物の図面と履歴、保証の承継、渡す情報の範囲を確認し、次の管理者が使える記録へ整理します。例えば将来エアコンを追加するとき、構造と気密、配線の記録を工事業者へ見せられます。ただし、資料だけで施工の可否を決めず、現況も確認してもらいます。残す記録を、次の安全な修理や改修へ使える形にしておきましょう。
関連URL
1 [資料23] 住宅履歴情報蓄積 活用推進協議会 いえかるてとは
施工、点検、修繕の記録を蓄積し、将来も使う考え方を確認します。
https://www.iekarute.or.jp/iekarute/rireki/
2 [資料18] 国土交通省 新築住宅の瑕疵担保責任と住宅瑕疵担保履行法
保険や保証の対象と条件を、残した建物資料と照合します。
https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/jutaku-kentiku.files/kashitanpocorner/consumer/newly_house.html
