Q 営業の「サービスします」はどこに残す？
口約束を契約書・仕様書・見積もりへ反映する方法は？
回答範囲 無償提供や特別対応について対象・数量・期限を明確にし、双方が確認できる書面に整理する。
A 営業担当の「サービスします」は、対象の商品や工事、数量、取付費、適用条件を具体化し、契約時に確認する見積書・仕様書等へ反映してもらいましょう。口頭の合意に意味がないと決めつける必要はありませんが、内容や条件の認識違いを防ぐには、双方が同じ記録を確認できることが大切です。
商品名だけでなく取り付ける範囲まで決める
たとえば「エアコンをサービス」と言われても、どの部屋に何台、どの機種を取り付けるかが分からなければ、希望との違いが生じます。本体だけなのか、配管、専用回路、運搬や取付作業まで含むのかを聞きます。既に見積もりへ入っている機器との重複も確認してください。
外構なら、対象の場所と面積、材料、仕上げ、排水等の範囲を図面へ示してもらいます。「玄関まわりをきれいにします」のような表現では、完成状態を共有できません。製品を特定しにくい工事でも、施工範囲と仕上げを写真や図面、仕様の記載で確かめることはできます。
対象が決まったら、いつまでの契約が条件か、他の特典と併用できるか、製品の廃番時にはどう扱うかを確認します。代替品を会社だけで決めるのか、同等の条件を示して相談するのかでも違います。期限を聞いたうえで、家族の確認や見積もりの修正に必要な時間を確保しましょう。
見積書と仕様書と図面を照合する
見積書には対象項目と金額上の扱い、仕様書には品番や色、図面には位置や施工範囲を示すと確認しやすくなります。すべての書類へ同じ文章を繰り返す必要はありませんが、どの資料を見れば約束の内容が分かるかを明確にします。資料名と作成日、改訂番号もそろえてください。
| 残す内容 | 確認する項目 | 主に反映する資料 |
| 商品と数量 | 品番・色・台数 | 仕様書と見積書 |
| 取付工事 | 位置・配線・施工範囲 | 図面と工事明細 |
| 金額の扱い | 無償・値引き・総額 | 最終見積書 |
| 適用と変更 | 期限・承認・代替条件 | 契約の特約等 |
国土交通省の民間建設工事標準請負契約約款は、契約書と設計図書の関係や、協議・承諾等を書面で扱う原則を示しています。ただし、各社との契約へそのまま適用されるとは限りません。実際の契約で、見積書や特約、仕様書がどのように位置付けられるかを確認しましょう。［H11］
仮に照明3台を無償対応するなら、「品番、設置位置、数量3台、器具代と取付費を含む、金額上の扱い」をそろえます。見積もりの行が0円でも、他の項目に費用が含まれている場合があります。サービスという名前だけで総額が下がったと考えず、変更前後の合計と仕様も照合します。
「値引き10万円」と「設備10万円相当を追加」は、同じ条件ではありません。希望していない設備なら、表示された相当額だけの価値を感じない場合もあります。現金値引きへ替えられるとは限らないので、選べる内容と最終総額を聞き、自分の希望に沿っているか判断してください。
双方の確認と社内承認を記録する
担当者には「先ほどのサービスを、品番と取付範囲が分かる形で仕様書へ入れてください。契約前に最終見積もりと合わせて確認したいです」と伝えます。自分から議事録やメールを送る場合も、送信しただけで合意済みと扱わず、内容が一致しているか回答を求めます。
会社の承認が必要な対応なら、承認前の提案か、承認済みの条件かを聞いてください。担当者の異動時にも確認できるよう、正式な連絡先へ記録を残し、最新版の資料を受け取ります。個人のメッセージアプリだけに記録がある場合は、会社が確認できる方法も相談しましょう。
契約後に内容を変えるときは、追加分と取りやめた分、納期や工期への影響をセットで確認します。無償対応の一部を別製品へ替える場合も、差額が発生する条件を先に聞きます。変更したのに古い仕様書が残ると混乱するため、改訂日を付けて、どれが有効な資料かを決めておきましょう。
引き渡しでは、記録した製品と施工範囲が実物に反映されているかを確かめます。未設置なら、理由、手配する担当、完了予定日を残します。契約前のサービス内容を、引き渡し時の確認一覧にもつなげておくと、担当者が変わっても双方が同じ条件を見て話し合えます。
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参考資料 H11
