担当者の話と会社の資料が違ったら、どうする？
結論 違いを具体的に示し自分へ適用する内容を確認する
A 担当者の話と会社資料が違ったら、どちらかを勝手に正しいと決めず、差がある箇所を示して確認してください。商品、地域、作成時期、個別の提案条件が違う場合もあれば、説明の誤りの可能性もあります。例えば「窓は追加なしと聞きましたが、資料では別途です。今回の計画にはどちらが適用されますか」と聞きます。重要なのは、説明の勝ち負けではなく、契約する内容を明確にすることです。価格や性能に関わる違いは、判断を進める前に解消しましょう。
話を聞いた日時、担当者、資料名と版、違う項目をそろえ、今回の提案への適用を確認します。
資料の版と対象商品を確認する
同じ会社でも、キャンペーン前後や商品シリーズ、施工地域で仕様が変わることがあります。古いカタログや別商品を基に話していないかを確認しましょう。ホームページの記載も、対象条件や更新日を見ます。見学会の建物が特別仕様なら、自分の提案の標準とは異なる可能性があります。違いがあるからすぐに虚偽と断定するのではなく、変更履歴と適用範囲を説明してもらってください。一般的な会社案内より、今回の図面と仕様書に何が入るかを明らかにします。
商品名、対象地域、適用時期、資料の更新を確認し、古い資料なら現在使うものを受け取ります。
食い違いは、一件ずつ『担当者の説明』『資料の記載』『今回の計画への回答』の三欄に整理します。例えば窓の追加費用なら、日時、資料のページと版、対象の窓を示し、『この計画では何個まで、どの型番が追加なしですか』と質問します。一般的な説明と個別の特約が違う場合もあるため、会社案内のどちらかを正解とするだけでは解決しません。訂正された内容が、今回の数量と価格まで明確にしているかを見てください。
口頭の理解を文章にして送る
「先日の説明はこのように理解しました」と、質問と自分の理解を短くまとめて送る方法があります。相手の言葉を過度に断定せず、何を確認したいかを明確にしましょう。メールの返答が得られたら、その内容が価格や仕様へ反映されるかも聞きます。単なる説明メールと、契約書や添付資料の変更は同じではありません。サービスや無償追加の話なら、対象、数量、時期、取付費の扱いまで記載してもらい、曖昧な認識のまま進めないようにします。
質問する項目、理解した条件、希望する確認方法を文章にし、回答を図面や見積もりへ反映してもらいます。
必要なら責任者や専門部署へ確認する
営業担当者が回答できない内容は、設計、工事、経理、保証などの担当部署へ確認してもらいます。肩書の高い人が言ったから正しいと判断するのではなく、その内容を承認する立場と根拠が明確かを見ましょう。設計上の判断、会社の価格方針、契約上の条件は担当が異なる場合があります。質問の窓口は一本化しつつ、必要な確認を社内で行ってもらうと行き違いを減らせます。回答する人と期限が分からないまま、重要な疑問を放置しないことが大切です。
どの部署が判断し、誰が承認し、いつどの資料で返答するかを確認し、窓口と回答経路をそろえます。
社内確認を依頼するときは、回答の担当部署、承認する人、返答日を決めます。営業担当者を飛ばして各部署へ別々に依頼すると回答が分散することもあるため、窓口を揃えたまま必要な専門部署へ確認してもらいます。『会社として確認済み』という返答には、適用する仕様や費用を書いてもらい、単なる一般論で終わっていないかを確かめます。重要な変更があるなら、設計と工事の担当へ共有する方法も聞きましょう。
解消するまで重要な依頼を保留する
総額、性能、工期、解約、保証などに食い違いが残っているなら、署名や支払いを急がず解決を待ちます。「契約後に調整します」という説明では、希望が実現するか分からないためです。最終の図面、仕様書、見積書、契約条件が一致するかを確認してください。国土交通省の標準請負契約約款でも、契約書と図面、仕様などを一体として契約内容を整理する考え方が示されています。[資料14] ただし、口頭と書面の法律上の優先関係を一律に断定せず、個別の合意を確認します。
食い違いを直した資料を受け取り、古い記載を残す場合は、どこを変更したか明示してもらいます。
訂正後は、新旧の資料を保管しつつ、契約へ添付するのがどの版かを明らかにします。メールで説明を受けたことと、図面、仕様書、見積書の変更が完了したことを別に確認してください。契約前なら重要な疑問の解消を待ち、契約後の紛争なら、自分で優先順位を断定せず、合意の経緯と書類一式を専門窓口へ示します。内容を直したときに他の費用や性能へ影響がないかまで確かめると、訂正後の行き違いを減らせます。
対応の仕方を信頼の判断にする
誤りが一度あったことだけで会社を決めつける必要はありません。違いを認め、根拠を調べ、訂正し、関係部署へ共有できるかが大切です。一方、説明が何度も変わる、確認を避ける、資料へ反映しない場合は、契約後も同じ問題が起こらないか考えましょう。既に契約して争いになっているなら、書類と説明の経過をまとめ、専門窓口へ相談します。自分のメモだけで決着を付けようとせず、合意した内容と、今求める対応を明確にすることが重要です。
説明、訂正、資料への反映、社内共有までの対応を確認し、解消しない場合は依頼を見直す材料にします。例えば訂正が口頭だけなら、「最新版の仕様書へ反映していただけますか」と依頼します。家族や設計、工事の担当が同じ内容を見るためです。担当者個人との理解で止めず、会社の正式な提案へ反映されていることを確かめましょう。
関連URL
1 [資料14] 国土交通省 建設工事標準請負契約約款と関連資料
口頭説明との違いを、図面・仕様等の契約資料へ反映する参考です。
https://www.mlit.go.jp/totikensangyo/const/1_6_bt_000092.html
2 [資料16] 住まいるダイヤル 住宅に関する電話相談の案内
食い違いが解消しない場合、経緯と書類を整理して相談します。
